Checklist dokumen sebelum audit oleh KAP

Audit berjalan lama bukan karena auditornya lambat. Hampir selalu karena dokumen datang sepotong-sepotong. Pekerjaan yang seharusnya selesai tiga minggu molor menjadi dua bulan, dan biayanya ikut bertambah. Artikel ini berisi daftar berkas yang biasanya diminta, dan yang lebih penting, mana di antaranya yang tidak bisa dikejar belakangan.

Audit oleh KAP bukan pemeriksaan pajak

Dua hal ini sering tertukar. Audit oleh Kantor Akuntan Publik adalah pemeriksaan atas laporan keuangan untuk menghasilkan opini apakah laporan tersebut disajikan secara wajar. Yang meminta biasanya bank, pemegang saham, calon investor, atau ketentuan yang berlaku bagi perusahaan Anda.

Pemeriksaan pajak dilakukan Direktorat Jenderal Pajak untuk menguji kepatuhan perpajakan, dan hasilnya berupa ketetapan pajak. Auditor KAP tidak melaporkan temuan mereka ke kantor pajak. Keduanya berdiri sendiri.

Siapa yang wajib diaudit

Undang-Undang tentang Perseroan Terbatas mewajibkan laporan keuangan diaudit akuntan publik bagi perseroan yang antara lain merupakan perseroan terbuka, menghimpun dana masyarakat, menerbitkan surat pengakuan utang, berbentuk persero, atau memiliki jumlah aset paling sedikit Rp 50 miliar. Kewajiban serupa juga dapat timbul dari peraturan sektoral atau dari perjanjian kredit dengan bank.

Di luar kewajiban, banyak perusahaan meminta audit sukarela karena diminta calon mitra atau untuk menaikkan kepercayaan saat mengajukan pembiayaan.

Tiga hal yang tidak bisa dikejar belakangan

Sebagian besar dokumen masih bisa disusulkan. Tiga ini tidak, dan inilah yang paling sering merepotkan.

Observasi perhitungan fisik persediaan

Auditor perlu hadir menyaksikan perhitungan fisik persediaan pada atau dekat tanggal neraca. Kalau tanggal itu sudah lewat tanpa dihadiri auditor, prosedurnya tidak bisa diulang. Konsekuensinya bisa sampai pembatasan lingkup pada opini. Untuk perusahaan yang persediaannya material, ini hal pertama yang perlu dijadwalkan, bahkan sebelum tahun buku berakhir.

Konfirmasi saldo ke pihak ketiga

Auditor mengirim surat konfirmasi langsung ke bank, pelanggan, pemasok, dan kreditur. Jawaban dari pihak luar tidak bisa Anda percepat. Siapkan daftar alamat dan kontak yang benar sejak awal, karena surat yang salah alamat berarti mengulang dari nol dan kehilangan dua sampai tiga minggu.

Saldo awal untuk audit tahun pertama

Kalau ini audit pertama perusahaan Anda, auditor tetap harus memperoleh keyakinan atas saldo awal periode. Prosesnya menambah waktu, dan sebaiknya dibicarakan di awal penugasan.

Daftar dokumen

Legalitas dan tata kelola

• Akta pendirian dan seluruh akta perubahan beserta pengesahan dari Kementerian Hukum
• NPWP, NIB, dan izin usaha yang berlaku
• Notulen rapat umum pemegang saham dan risalah rapat direksi atau dewan komisaris selama periode
• Daftar pemegang saham terkini

Buku dan laporan

• Buku besar dan jurnal untuk periode yang diaudit, dalam format yang bisa diolah
• Neraca saldo sebelum dan sesudah penyesuaian
• Laporan keuangan yang disusun manajemen
• Kebijakan akuntansi yang dipakai
• Laporan keuangan dan laporan auditor tahun sebelumnya

Kas dan bank

• Rekening koran seluruh rekening untuk seluruh periode
• Rekonsiliasi bank per akhir periode
• Daftar rekening bank atas nama perusahaan, termasuk yang sudah tidak aktif
• Berita acara perhitungan kas kecil

Piutang dan pendapatan

• Daftar piutang beserta umurnya per akhir periode
• Alamat dan kontak pelanggan untuk keperluan konfirmasi
• Rincian penjualan, dan sampel kontrak atau pesanan pelanggan
• Dasar perhitungan penyisihan piutang tak tertagih
• Daftar penerimaan setelah tanggal neraca

Persediaan

• Berita acara dan kertas kerja perhitungan fisik
• Kartu persediaan beserta metode penilaian yang dipakai
• Daftar barang rusak, usang, atau bergerak lambat
• Persediaan yang dititipkan di pihak lain atau milik pihak lain yang ada di gudang Anda

Aset tetap

• Daftar aset tetap lengkap dengan tanggal perolehan, harga perolehan, dan penyusutan
• Bukti kepemilikan seperti sertifikat, BPKB, dan faktur pembelian
• Rincian penambahan dan pelepasan aset selama periode
• Polis asuransi aset

Utang, pinjaman, dan ekuitas

• Daftar utang usaha beserta umurnya, dan kontak pemasok untuk konfirmasi
• Perjanjian kredit lengkap dengan jadwal angsuran dan persyaratan yang mengikat
• Perjanjian sewa
• Rincian perubahan modal dan bukti setoran

Perpajakan dan sumber daya manusia

• SPT Tahunan dan SPT Masa beserta bukti pembayaran untuk periode yang diaudit
• Surat ketetapan pajak atau surat dari kantor pajak, bila ada
• Daftar gaji, daftar karyawan, dan bukti iuran jaminan sosial

Pihak berelasi dan peristiwa setelah periode

• Daftar pihak berelasi dan seluruh transaksi dengan mereka
• Perkara hukum yang sedang berjalan, beserta pendapat penasihat hukum
• Peristiwa penting yang terjadi setelah tanggal neraca sampai laporan diterbitkan

Jadwal mundur dari tanggal neraca

1. Dua bulan sebelum tutup buku. Tunjuk KAP, sepakati lingkup dan jadwal, tetapkan tanggal perhitungan fisik persediaan
2. Satu bulan sebelum. Rapikan daftar piutang dan utang, perbarui daftar aset tetap, susun daftar alamat untuk konfirmasi
3. Pada tanggal neraca. Laksanakan perhitungan fisik persediaan dan kas dengan dihadiri auditor
4. Dua sampai empat minggu setelahnya. Tutup buku, susun laporan keuangan, serahkan berkas awal
5. Selama pekerjaan lapangan. Tunjuk satu orang penghubung yang berwenang menjawab, ini yang paling menentukan kecepatan

Dua kebiasaan yang paling mempercepat audit

Pertama, satu pintu. Semua permintaan auditor masuk lewat satu penghubung, dan setiap permintaan dicatat statusnya. Berkas yang berpindah lewat banyak orang adalah penyebab paling umum keterlambatan.

Kedua, serahkan data dalam bentuk yang bisa diolah. Buku besar dalam format lembar kerja jauh lebih cepat diuji daripada hasil cetak atau pindaian. Ini sering memangkas waktu pengujian secara berarti.

Kalau ingin ditata sebelum auditor datang

Perusahaan yang belum pernah diaudit biasanya butuh penataan pembukuan lebih dulu agar prosesnya tidak berlarut. Kami membantu menyiapkan berkas audit dan menjadi penghubung selama pekerjaan lapangan berlangsung. Lihat layanan audit dan review kami atau hubungi 0882-9071-0707.