Lima kesalahan pembukuan yang sering ditemukan di UMKM

Kesalahan pembukuan di usaha kecil jarang berupa salah hitung. Hampir selalu berupa kebiasaan yang terlihat wajar selama bertahun-tahun, sampai suatu hari dibutuhkan laporan keuangan untuk pengajuan kredit, masuknya investor, atau menjawab surat dari kantor pajak. Berikut lima yang paling sering kami temukan, beserta akibatnya yang nyata.

1. Kas usaha dan kas pribadi bercampur

Satu rekening dipakai untuk membayar supplier sekaligus membayar sekolah anak. Pembelian bahan baku memakai kartu debit pribadi. Uang kas di laci dipakai belanja rumah tangga lalu diganti minggu depan.

Selama usaha kecil, ini terasa praktis. Masalahnya muncul belakangan, dan tidak sedikit:

• Laba usaha tidak pernah bisa dihitung dengan benar, sehingga Anda tidak tahu usaha ini sebetulnya untung atau tidak
• Saat mengajukan kredit, bank meminta rekening koran usaha. Rekening bercampur membuat analis kredit menilai arus kas Anda tidak dapat diandalkan
• Ketika kantor pajak meminta penjelasan atas mutasi rekening, setiap dana masuk yang bukan penghasilan usaha harus Anda buktikan asalnya. Yang tidak bisa dijelaskan berpotensi dianggap penghasilan

Perbaikannya sederhana dan bisa dilakukan minggu ini: buka rekening terpisah untuk usaha, tetapkan gaji pemilik dengan nominal tetap, dan catat setiap pengambilan pribadi sebagai prive, bukan sebagai biaya usaha.

2. Persediaan tidak pernah dihitung ulang

Stok tercatat rapi di sistem, tetapi tidak pernah dicocokkan dengan barang yang benar-benar ada di gudang. Setelah dua tahun, selisihnya bisa sangat besar.

Persediaan adalah akun yang paling mudah menyimpan kesalahan, karena nilainya langsung memengaruhi harga pokok penjualan dan otomatis memengaruhi laba. Stok yang tercatat kelebihan membuat laba terlihat lebih besar daripada kenyataannya, dan Anda membayar pajak atas laba yang tidak pernah ada.

Barang rusak, kedaluwarsa, atau hilang yang tidak pernah dikeluarkan dari catatan adalah penyebab paling umum. Lakukan stock opname minimal setahun sekali di akhir tahun buku, dan sesuaikan catatannya dengan hasil hitungan fisik. Untuk usaha dengan perputaran cepat, sebaiknya lebih sering.

3. Mencatat berbasis kas padahal transaksinya kredit

Penjualan baru dicatat saat uangnya masuk, pembelian baru dicatat saat dibayar. Untuk warung yang semua transaksinya tunai, ini tidak masalah. Untuk usaha yang menjual dengan tempo, ini menyembunyikan dua angka terpenting: berapa yang orang lain berutang kepada Anda, dan berapa yang Anda berutang kepada orang lain.

Akibatnya piutang tidak pernah ditagih karena tidak ada daftarnya, utang jatuh tempo mendadak karena tidak terpantau, arus kas tidak bisa dibaca, dan laba bulanan naik turun tanpa pola karena yang tercatat adalah waktu pembayaran, bukan waktu transaksi.

Kalau usaha Anda melayani penjualan tempo, buat daftar piutang dan utang beserta umurnya. Cukup dimulai dari daftar sederhana yang berisi nama, nilai, tanggal transaksi, dan tanggal jatuh tempo.

4. Aset tetap tanpa daftar dan tanpa penyusutan

Mesin, kendaraan, dan peralatan dibeli lalu dicatat sekali sebagai biaya di bulan pembelian. Setelah itu tidak pernah muncul lagi di mana pun.

Dua hal rusak sekaligus. Pertama, laba bulan pembelian anjlok tidak wajar, sementara bulan-bulan berikutnya terlihat terlalu bagus karena aset yang dipakai tidak dibebankan apa pun. Kedua, neraca Anda tidak menunjukkan kekayaan usaha yang sebenarnya, dan ini merugikan saat berhadapan dengan bank atau calon investor.

Untuk keperluan pajak, pembebanan biaya perolehan aset juga punya aturannya sendiri mengenai kelompok harta dan masa manfaat. Mencatat pembelian aset sekaligus sebagai biaya adalah salah satu koreksi yang paling mudah ditemukan pemeriksa.

Buat daftar aset tetap berisi nama aset, tanggal perolehan, harga perolehan, masa manfaat, dan penyusutan per periode. Daftar ini juga termasuk berkas pertama yang diminta auditor. Satu berkas sederhana sudah cukup untuk memulai.

5. Bukti transaksi tidak disimpan

Nota hilang, invoice supplier menumpuk tanpa arsip, pembayaran tunai tanpa kuitansi. Angkanya sudah tercatat di pembukuan, tetapi buktinya tidak ada.

Dalam konteks pajak, biaya tanpa bukti yang memadai berisiko dikoreksi. Artinya biaya itu dikeluarkan dari perhitungan, laba kena pajak naik, dan Anda membayar pajak atas biaya yang sebenarnya betul-betul Anda keluarkan. Kerugiannya nyata, dan sepenuhnya bisa dihindari.

Undang-Undang Ketentuan Umum dan Tata Cara Perpajakan mewajibkan dokumen yang menjadi dasar pembukuan disimpan selama sepuluh tahun. Simpan dalam bentuk digital dengan penamaan berkas yang konsisten, dan pekerjaan ini menjadi jauh lebih ringan.

Pembukuan atau pencatatan, mana yang wajib untuk Anda

Wajib pajak badan wajib menyelenggarakan pembukuan. Wajib pajak orang pribadi yang menjalankan usaha juga wajib pembukuan, kecuali peredaran brutonya berada di bawah batasan yang ditetapkan dan memilih menghitung penghasilan neto dengan norma. Pilihan memakai norma harus diberitahukan ke Direktorat Jenderal Pajak dalam jangka waktu yang ditentukan pada awal tahun pajak, dan sering terlewat.

Perlu diingat, pencatatan yang lebih sederhana itu urusan kewajiban pajak. Untuk mengelola usaha dan berhadapan dengan bank, pembukuan yang layak tetap Anda butuhkan.

Mulai dari mana

Kalau lima hal di atas terasa mengena semua, jangan dibereskan sekaligus. Urutan yang paling cepat memberi hasil:

1. Pisahkan rekening usaha dari rekening pribadi
2. Hitung fisik persediaan dan aset tetap, jadikan itu titik awal yang benar
3. Susun daftar piutang dan utang beserta umurnya
4. Tetapkan cara pengarsipan bukti transaksi, lalu jalankan konsisten

Empat langkah itu sudah menutup sebagian besar risiko, dan bisa dikerjakan tanpa perangkat lunak mahal.

Kalau ingin dirapikan sekalian

Membereskan pembukuan yang sudah telanjur berantakan beberapa tahun memang butuh penataan ulang, tetapi hampir selalu lebih murah daripada menanggung akibatnya. Kami mengerjakan penyusunan dan perapian pembukuan untuk usaha kecil sampai menengah. Lihat layanan akuntansi kami atau hubungi 0882-9071-0707.