Menyiapkan laporan keuangan koperasi untuk RAT

Rapat Anggota Tahunan adalah satu-satunya forum di mana pengurus mempertanggungjawabkan pengelolaan koperasi kepada pemiliknya, yaitu anggota sendiri. Laporan keuangan adalah bahan utamanya. Yang membuat RAT berjalan panas biasanya bukan angka yang jelek, melainkan angka yang tidak bisa dijelaskan.

Waktu penyelenggaraan

Undang-Undang tentang Perkoperasian mewajibkan rapat anggota diselenggarakan paling sedikit sekali dalam setahun. Batas waktu penyelenggaraan setelah tahun buku ditutup umumnya diatur dalam anggaran dasar koperasi masing-masing, dan di banyak koperasi ditetapkan paling lambat enam bulan setelah tutup buku. Periksa anggaran dasar koperasi Anda, karena itu yang mengikat.

Menghitung mundur dari tanggal RAT adalah cara paling aman menyusun jadwal, karena laporan perlu diperiksa pengawas lebih dulu sebelum dibagikan kepada anggota.

Standar akuntansi yang dipakai

Ini bagian yang paling sering keliru. PSAK 27 tentang Akuntansi Perkoperasian sudah dicabut sejak lebih dari satu dasawarsa lalu, tetapi masih banyak koperasi yang menyusun laporan dengan format lama karena mencontoh berkas tahun-tahun sebelumnya.

Sekarang koperasi menyusun laporan keuangan mengikuti standar akuntansi keuangan yang sesuai dengan skalanya, umumnya SAK Entitas Privat atau SAK EMKM untuk koperasi kecil. Pilih satu, terapkan konsisten, dan sebutkan pilihan itu di catatan atas laporan keuangan.

Lima laporan yang perlu disiapkan

1. Laporan posisi keuangan. Menyajikan aset, kewajiban, dan ekuitas per akhir tahun buku
2. Perhitungan hasil usaha. Setara laporan laba rugi. Koperasi memakai istilah ini karena hasil usaha koperasi bukan laba bagi pemodal, melainkan sisa hasil usaha yang kembali kepada anggota
3. Laporan perubahan ekuitas. Menunjukkan pergerakan simpanan pokok, simpanan wajib, cadangan, dan hibah
4. Laporan arus kas. Paling berguna di koperasi simpan pinjam, karena memperlihatkan apakah penyaluran pinjaman masih ditopang penerimaan angsuran atau justru mengandalkan simpanan baru. Cara membacanya kami bahas terpisah
5. Catatan atas laporan keuangan. Bagian yang paling sering diabaikan, padahal di sinilah sebagian besar pertanyaan anggota sebetulnya sudah terjawab

Memisahkan transaksi anggota dan non-anggota

Inilah yang membedakan laporan koperasi dari laporan perusahaan biasa, dan yang paling sering dilanggar.

Partisipasi bruto dari anggota dan pendapatan dari non-anggota harus disajikan terpisah, karena keduanya berbeda sifat dan berbeda perlakuannya saat pembagian sisa hasil usaha. Hasil usaha yang berasal dari transaksi dengan non-anggota tidak dibagikan kepada anggota sebagai jasa anggota.

Kalau pemisahan ini tidak dilakukan sejak pencatatan harian, memisahkannya di akhir tahun hampir mustahil. Ini satu lagi contoh dari pola yang sama dengan kesalahan pembukuan yang paling sering kami temukan: yang tidak dicatat sejak awal tidak bisa disusun ulang belakangan. Pastikan sistem pencatatan koperasi menandai status keanggotaan pada setiap transaksi sejak awal tahun buku.

Pembagian sisa hasil usaha

Pembagian SHU mengikuti anggaran dasar koperasi, bukan kebiasaan atau kesepakatan lisan pengurus. Pos yang umum ditemui meliputi dana cadangan, jasa anggota yang terbagi atas jasa modal dan jasa usaha, dana pengurus dan pengawas, dana pendidikan, dana sosial, serta dana pembangunan daerah kerja.

Dua hal yang perlu dijelaskan terbuka di RAT:

• Jasa modal dihitung dari simpanan anggota, sedangkan jasa usaha dihitung dari besarnya transaksi anggota dengan koperasi. Anggota yang simpanannya besar tetapi jarang bertransaksi akan menerima lebih kecil daripada dugaannya, dan ini sumber keberatan yang paling sering muncul
• Dasar perhitungan tiap pos sebaiknya ditampilkan sebagai lampiran, bukan hanya hasil akhirnya

Lima pertanyaan yang hampir pasti muncul

Siapkan jawaban beserta angkanya sebelum RAT, bukan saat ditanya di ruangan.

1. Kenapa SHU saya lebih kecil dari tahun lalu? Siapkan perbandingan dua tahun beserta penyebabnya, dan penjelasan bahwa jasa usaha bergantung pada transaksi masing-masing anggota
2. Berapa pinjaman yang macet? Untuk koperasi simpan pinjam, sajikan daftar pinjaman menurut umur tunggakan beserta dasar penyisihannya. Menyembunyikan angka ini adalah kesalahan yang paling merusak kepercayaan
3. Ke mana dana cadangan dipakai? Tunjukkan mutasinya, bukan hanya saldo akhir
4. Berapa biaya pengurus? Sajikan terbuka. Angka yang disembunyikan selalu dianggap lebih besar daripada kenyataannya
5. Kalau saya keluar, simpanan saya kembali berapa? Jelaskan perlakuan simpanan pokok dan simpanan wajib menurut anggaran dasar

Urutan penyusunan

1. Delapan minggu sebelum RAT. Tutup buku, cocokkan buku besar dengan kas dan rekening bank, hitung fisik persediaan bila ada unit usaha barang
2. Enam minggu sebelum. Cocokkan saldo simpanan anggota antara buku besar dan kartu anggota. Selisih di sini paling memakan waktu, dan paling memalukan bila baru ketahuan di ruang rapat
3. Lima minggu sebelum. Susun daftar pinjaman menurut umur tunggakan dan tetapkan penyisihannya
4. Empat minggu sebelum. Susun kelima laporan beserta catatannya, hitung usulan pembagian SHU sesuai anggaran dasar
5. Tiga minggu sebelum. Serahkan kepada pengawas untuk diperiksa
6. Dua minggu sebelum. Perbaiki sesuai catatan pengawas, cetak dan bagikan bahan RAT kepada anggota

Membagikan bahan lebih awal terasa berisiko bagi sebagian pengurus, padahal justru sebaliknya. Anggota yang sempat membaca datang dengan pertanyaan yang terarah. Anggota yang baru menerima berkas di ruangan datang dengan kecurigaan.

Kalau laporan tahun lalu masih memakai format lama

Beralih ke standar yang berlaku memang perlu penataan sekali di awal, terutama untuk penyajian ekuitas dan pemisahan transaksi anggota. Sesudah itu tahun-tahun berikutnya jauh lebih ringan. Kami membantu koperasi menyusun laporan keuangan dan bahan RAT. Lihat layanan akuntansi kami atau hubungi 0882-9071-0707.